Vertretungsplanung – Einblicke in eine Entwicklung

Über den Schulalltag, die Belastung der Lehrkräfte und die vielen Überlegungen, die in die Entwicklung einer Schulsoftware einfließen.

Seit Mai beschäftigen wir uns bei Prilog mit der Entwicklung eines Vertretungsmanagements. Was als überschaubares Vorhaben begann, hat inzwischen eine umfangreiche Studie, mehrere überarbeitete Konzepte und eine ganze Reihe grundsätzlicher Fragen hervorgebracht.

Im Mittelpunkt steht eine alltägliche Aufgabe: Eine Lehrkraft fällt aus, die betroffenen Unterrichtsstunden müssen organisiert werden, und jemand entscheidet, wer eine Vertretung übernehmen kann.

Als Lehrer kenne ich diese Situationen aus dem Schulalltag. Als Entwickler beschäftige ich mich inzwischen mit den Überlegungen, die notwendig sind, damit eine Software bei solchen Entscheidungen sinnvoll unterstützen kann.

Dabei lernt man erstaunlich viel über die Organisation einer Schule. Und gelegentlich auch über die eigenen Vorstellungen davon, wie eine Schule funktioniert.

Die Zeit zwischen den Unterrichtsstunden

Im Stundenplan sind Unterrichtsstunden, Pausen und freie Zeiträume eingetragen. Für die Vertretungsplanung sind diese Informationen zunächst die Grundlage.

Was eine Lehrkraft während ihrer unterrichtsfreien Zeit erledigt, ist darin gewöhnlich nicht erfasst.

Da werden Klassenarbeiten korrigiert, Unterricht vorbereitet, Elterngespräche geführt oder Dinge mit Kollegen besprochen. Gelegentlich findet sich auch Zeit für einen Kaffee und ein Gespräch im Lehrerzimmer.

Die Verwendung dieser Zeit unterscheidet sich von Mensch zu Mensch und verändert sich im Laufe einer Woche erheblich.

Bei der Entwicklung stellt sich deshalb die Frage, welche dieser Umstände eine Software sinnvoll berücksichtigen kann.

Ein Teil lässt sich aus vorhandenen Daten ableiten. Dazu gehören das Deputat, bereits geleistete Vertretungen, bekannte zusätzliche Aufgaben und die zeitliche Verteilung des Unterrichts.

Andere Umstände bleiben Teil der persönlichen Arbeitsorganisation.

Wir arbeiten deshalb an einem Belastungsmodell, das die bekannten schulischen Verpflichtungen über einen längeren Zeitraum betrachtet. Zurückliegende Vertretungen werden berücksichtigt, wobei ihre Bedeutung mit der Zeit abnimmt. Auch die unterschiedlichen Deputate fließen in die Berechnung ein.

Die Gewichtung soll sich außerdem mit zunehmender Belastung verändern. Eine Lehrkraft, die bereits mehrfach eingesprungen ist, wird bei weiteren Vertretungsvorschlägen entsprechend zurückhaltender berücksichtigt.

Bei der Ausarbeitung solcher Regeln entstehen zahlreiche Detailfragen. Wie lange soll eine geleistete Vertretung berücksichtigt werden? Welche zusätzlichen Verpflichtungen sind relevant? Wie lassen sich Unterschiede zwischen Vollzeit und Teilzeit vernünftig abbilden?

Und welche Informationen benötigen wir dafür tatsächlich?

Gerade bei personenbezogenen Daten ist Zurückhaltung wichtig. Die Software soll mit den Informationen arbeiten, die für die schulische Organisation erforderlich sind. Persönliche Lebensumstände bleiben grundsätzlich in der Verantwortung der Betroffenen und der dafür zuständigen Menschen.

Gewachsene Regelungen und neue Transparenz

Bei der Einführung von Schulsoftware habe ich mehrfach erlebt, wie viel Aufmerksamkeit die bestehenden Gewohnheiten einer Schule verdienen.

In jedem Kollegium entwickeln sich über die Jahre eigene Formen der Zusammenarbeit. Bestimmte Aufgaben werden von bestimmten Personen übernommen. Es gibt Absprachen, persönliche Vereinbarungen und eingespielte Zuständigkeiten.

Einige davon sind schriftlich festgehalten. Andere haben sich im täglichen Miteinander entwickelt.

Auch bei der Vertretungsplanung spielt das eine Rolle.

Manche Lehrkräfte übernehmen regelmäßig zusätzliche Stunden. Andere haben bestimmte zeitliche Einschränkungen oder besondere Aufgaben, die bei der Planung seit Jahren berücksichtigt werden.

Mit der Einführung einer einheitlichen Software werden solche Unterschiede deutlicher sichtbar.

Die bisher geleisteten Vertretungen lassen sich vergleichen. Deputate können einbezogen werden. Zeitliche Belastungen erscheinen in einer gemeinsamen Übersicht.

Dabei tauchen mitunter Fragen auf, die zuvor kaum gestellt wurden.

Warum übernimmt eine Lehrkraft regelmäßig mehr Vertretungen als eine andere? Welche besonderen Vereinbarungen bestehen? Sind diese noch aktuell? Und welche Aufgaben werden bisher bei der Verteilung überhaupt berücksichtigt?

Solche Fragen können empfindliche Bereiche berühren.

Eine Lehrkraft hat sich möglicherweise über Jahre auf eine bestimmte Regelung verlassen. Ihre freie Zeit ist längst mit familiären oder schulischen Verpflichtungen ausgefüllt. Andere Kollegen kennen diese Hintergründe vielleicht gar nicht.

Wenn ein neues System die Belastungen vergleichbarer macht, braucht es deshalb Raum für Erklärungen und Anpassungen.

Die Hintergründe einer bestehenden Regelung gehören zu ihrem Verständnis dazu.

Ich halte das für einen wesentlichen Bestandteil einer gelungenen Softwareeinführung.

Die beteiligten Menschen benötigen Gelegenheit, ihre Erfahrungen einzubringen. Bestehende Vereinbarungen müssen gemeinsam betrachtet und, wo es sinnvoll ist, in die neuen Abläufe übernommen werden.

Manche Veränderungen lassen sich rasch umsetzen. Andere brauchen einen längeren Übergang.

Für die Programmierung bedeutet das, dass Schulen eigene Regeln abbilden und diese bei Bedarf anpassen können müssen. Ebenso wichtig sind nachvollziehbare Entscheidungen und die Möglichkeit, im Einzelfall begründet einzugreifen.

Eine gute Einführung verlangt dabei von allen Beteiligten Geduld. Die bisherigen Erfahrungen sind wertvoll, gerade weil sie Umstände sichtbar machen, die in einer technischen Konzeption leicht übersehen werden.

Ein Schuljahr hat seinen eigenen Rhythmus

Bei der Betrachtung der Arbeitsbelastung spielt auch der Jahresverlauf eine wichtige Rolle.

Im September sieht der Arbeitsalltag häufig anders aus als im November oder kurz vor den Zeugnissen.

Klausuren, Klassenarbeiten, Elternabende, Konferenzen und besondere Schulveranstaltungen führen zu Phasen erhöhter Beanspruchung. Manche Aufgaben konzentrieren sich auf wenige Wochen, andere verteilen sich gleichmäßiger über das Schuljahr.

Die Korrektur einer Klausur kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Bei mehreren Klassen summiert sich das entsprechend.

Eine zusätzliche Vertretungsstunde fällt in solchen Wochen stärker ins Gewicht.

Wir möchten diese jahreszeitlichen Schwankungen bei der Entwicklung berücksichtigen.

Dafür bietet beispielsweise der Klausurenkalender eine hilfreiche Grundlage. Aus den bekannten Prüfungsterminen lassen sich bevorstehende Belastungsspitzen ableiten, die bei Vertretungsvorschlägen berücksichtigt werden können.

Natürlich bleibt der tatsächliche Aufwand individuell verschieden. Die Art einer Prüfung, die Zahl der Schüler und die Anforderungen eines Fachs spielen dabei eine Rolle.

Wir müssen deshalb sorgfältig entscheiden, welche Informationen eine ausreichend verlässliche Grundlage für die Berechnung bilden.

Ein weiterer Aspekt ist die zeitliche Entwicklung der Belastung. Auf eine arbeitsintensive Phase folgt häufig eine ruhigere. Manche Aufgaben reichen allerdings über Wochen hinweg.

Das geplante Belastungsmodell soll solche Entwicklungen berücksichtigen können und damit eine längerfristige Sicht auf die Verteilung zusätzlicher Arbeit ermöglichen.

Die Situation der Klassen

Während der Beschäftigung mit den Lehrkräften haben wir auch die Perspektive der Klassen zunehmend in die Planung aufgenommen.

Unterrichtsausfälle verteilen sich im Schuljahr unterschiedlich. In manchen Klassen häufen sich zeitweise Ausfälle in einem bestimmten Fach. Andere sind davon weniger betroffen.

Für die Entscheidung über eine Vertretung kann diese Vorgeschichte bedeutsam sein.

Wenn eine Klasse bereits mehrfach Mathematikunterricht verloren hat und eine Prüfung bevorsteht, sollte dieser Umstand bei der Planung bekannt sein.

Dafür haben wir ein Ausfallkonto vorgesehen, das auf den Einträgen im Klassenbuch aufbauen soll. Es ermöglicht, stattgefundene und ausgefallene Unterrichtsstunden über längere Zeiträume zu betrachten.

Damit erweitert sich die Grundlage für die Vertretungsplanung.

Wir können die bisherige Belastung der infrage kommenden Lehrkräfte berücksichtigen, die Situation der betroffenen Klassen und die Bedeutung der jeweiligen Unterrichtsstunde.

Aus diesen Informationen sollen Vorschläge entstehen, deren Begründungen verständlich bleiben.

Eine schwierige Aufgabe liegt in der Gewichtung der einzelnen Kriterien.

Wie wird eine erhöhte Belastung berücksichtigt? Welchen Einfluss haben wiederholte Ausfälle eines Fachs? Welche zeitlichen Einschränkungen sind verbindlich? Und wie kann eine Schule ihre eigenen pädagogischen Prioritäten einbringen?

Solche Entscheidungen werden wir in der Software teilweise technisch festlegen müssen. Andere gehören in die Verantwortung der Schule und ihrer zuständigen Gremien.

Deshalb sollen die Regeln nachvollziehbar und, innerhalb der notwendigen rechtlichen und organisatorischen Grenzen, anpassbar bleiben.

Auch die Frage nach einer Alternative gehört dazu.

Wenn das Programm eine bestimmte Lehrkraft vorschlägt, sollen die Verantwortlichen später nachvollziehen können, welche Kriterien dafür ausschlaggebend waren und weshalb andere Möglichkeiten weniger geeignet erschienen.

Dabei bleiben vertrauliche persönliche Informationen geschützt.

Der Blick auf den ganzen Schultag

Eine weitere Überlegung betrifft die gemeinsame Planung mehrerer Vertretungen.

An einem Tag mit sechs offenen Unterrichtsstunden gibt es möglicherweise eine ganze Reihe geeigneter Zuordnungen.

Wird jede Stunde einzeln besetzt, kann eine frühzeitige Entscheidung die Möglichkeiten für spätere Stunden einschränken.

Eine Lehrkraft übernimmt beispielsweise zunächst eine Aufsicht und steht dadurch für einen späteren Fachunterricht nicht mehr zur Verfügung, für den sie besonders geeignet gewesen wäre.

Deshalb sieht unser Konzept vor, den gesamten Schultag in die Berechnung einzubeziehen.

Das Programm soll unterschiedliche Zuordnungen vergleichen und ihre Auswirkungen auf Unterricht, Belastung und weitere Planungen berücksichtigen.

Auch bereits bekannte Abwesenheiten der kommenden Tage können dabei hilfreich sein.

Mit dieser Betrachtungsweise steigt der technische Aufwand erheblich. Hinzu kommen die unterschiedlichen Stundenplanmodelle, Epochenunterricht, Teamteaching, Teilgruppen und besondere Regelungen einzelner Schulen.

Seit Beginn der Entwicklung im Mai 2026 haben wir deshalb mehrere Konzepte überarbeitet und an die inzwischen weiterentwickelten technischen Grundlagen von Prilog angepasst.

Im Oktober ist daraus eine umfangreiche Studie zur geplanten Vertretungs-Engine entstanden.

Die erste Entwicklungsstufe ist inzwischen fertig spezifiziert. Sie umfasst die Erfassung von Abwesenheiten, das Erkennen der betroffenen Unterrichtsstunden und die manuelle Organisation der Vertretungen.

Die automatischen Vorschläge, die Belastungsberechnung und die gemeinsame Optimierung eines Schultags sind für weitere Entwicklungsstufen vorgesehen.

Vor einer weitergehenden Automatisierung wollen wir verschiedene Schulsituationen simulieren. Dazu gehören gewöhnliche Unterrichtstage ebenso wie Grippewellen, Klausurenphasen und Tage mit erheblichem Personalmangel.

Uns interessiert dabei besonders, wie sich Entscheidungen langfristig auf die Belastung der Lehrkräfte und die Unterrichtssituation der Klassen auswirken.

Wie eine Software im Kollegium heimisch wird

Eine weitere Aufgabe beschäftigt mich aufgrund meiner Erfahrungen mit der Einführung von Schulsoftware besonders.

Die Bedienung eines neuen Programms lässt sich meistens recht schnell erklären. Eine Krankmeldung wird eingegeben, ein Vertretungsplan geöffnet, eine Änderung bestätigt.

Das Verständnis der dahinterliegenden Abläufe entwickelt sich über einen längeren Zeitraum.

Lehrkräfte sollen beispielsweise wissen, welche Informationen in die Vertretungsplanung einfließen, wie die Belastung berücksichtigt wird und weshalb bestimmte Vorschläge entstehen.

Dieses Wissen hilft ihnen, die Entscheidungen einzuordnen, Rückfragen zu stellen und bei Bedarf Korrekturen anzuregen.

In der Praxis braucht es dafür Zeit und Wiederholung.

Das ist eigentlich eine vertraute pädagogische Erfahrung.

Wir wissen aus dem Unterricht, dass neue Zusammenhänge durch wiederholte Begegnung, Anwendung und eigene Erfahrung allmählich selbstverständlich werden.

Bei der Einführung neuer Schulsoftware sollten wir dieses Wissen ebenfalls nutzen.

Eine einmalige Fortbildung schafft einen ersten Überblick. Im weiteren Schulalltag entstehen die Fragen häufig erst dann, wenn eine bestimmte Funktion tatsächlich gebraucht wird.

Deshalb möchten wir bei Prilog darauf achten, dass die Software ihre Arbeitsweise im täglichen Gebrauch verständlich macht.

Wird eine Vertretung vorgeschlagen, können die maßgeblichen Kriterien erkennbar sein. Verändert sich eine Gewichtung, lässt sich die Ursache erklären. Entsteht eine besondere Situation, können Hinweise helfen, die möglichen Entscheidungen einzuordnen.

Auf diese Weise wächst das Verständnis im Laufe der Anwendung.

Für Lehrkräfte ist das eine angenehme Form des Lernens. Sie kennen das Prinzip aus ihrem eigenen Unterricht, begegnen ihm hier allerdings auf der anderen Seite.

Und wahrscheinlich werden sie dabei ebenso unterschiedlich schnell vorankommen wie ihre Schüler.

Auch das gehört zu einer realistischen Einführung.

Die Menschen hinter dem Vertretungsplan

Bei aller Beschäftigung mit Algorithmen, Belastungsmodellen und Planungsregeln bleibt der Vertretungsplan eine menschliche Angelegenheit.

Eine Schule lebt von der Zusammenarbeit ihrer Lehrkräfte und von ihrer Bereitschaft, in besonderen Situationen zusätzliche Verantwortung zu übernehmen.

Manchmal findet sich für eine ausgefallene Unterrichtsstunde eine unkomplizierte Lösung. An anderen Tagen sind die Möglichkeiten bereits weitgehend ausgeschöpft.

Dann wird jemand gefragt, ob er noch eine Stunde übernehmen kann.

Und häufig findet sich jemand.

Im Schulalltag geschieht das ganz selbstverständlich. Eine Lehrkraft verändert ihre Vorbereitung, übernimmt eine fremde Klasse oder verschiebt eine Aufgabe auf den Nachmittag.

Diese Bereitschaft verdient Aufmerksamkeit, auch weil sie im fertigen Vertretungsplan kaum sichtbar wird.

Dort steht schließlich nur, wer welche Stunde übernimmt.

Für die Entwicklung von Prilog ist der sorgfältige Umgang mit dieser Bereitschaft ein wichtiger Maßstab.

Wir möchten die zusätzlichen Belastungen über längere Zeiträume sichtbar machen, ihre Verteilung nachvollziehbar gestalten und den Schulen bessere Grundlagen für ihre Entscheidungen geben.

Gleichzeitig müssen wir anerkennen, dass es Situationen gibt, in denen die vorhandenen personellen Möglichkeiten nicht ausreichen.

Auch das sollte eine Software verständlich darstellen können.

Unsere Arbeit besteht derzeit aus vielen einzelnen Überlegungen, Berechnungen, Entscheidungen und Tests. Einige Fragen lassen sich bereits gut beantworten. Andere werden wir erst mit den Erfahrungen aus dem praktischen Einsatz ausreichend verstehen.

Die Lehrkräfte, für deren Arbeitsalltag wir diese Software entwickeln, leisten ihre Arbeit währenddessen jeden Tag.

Sie unterrichten, bereiten vor, begleiten ihre Klassen und helfen einander, wenn es notwendig wird.

Dabei tragen sie einen wesentlichen Teil dessen, was eine Schule im Alltag zusammenhält.

Ich wünsche mir, dass unser Vertretungsmanagement ihnen diese Arbeit ein wenig erleichtert und dazu beiträgt, mit ihrer Zeit und ihrer Einsatzbereitschaft verantwortungsvoll umzugehen.

Dafür lohnt sich auch ein längerer Entwicklungsprozess.

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Aus der Entwicklung von Prilog – Vertretungsbereitschaft. Ein Einblick in unsere Überlegungen zur Schulorganisation, zur Belastungsverteilung und zur Gestaltung nachvollziehbarer Entscheidungen. Stand Oktober 2026.