Elternsprechtag mit Prilog
Ein guter Elternsprechtag beginnt lange vor dem ersten Gespräch.
Termine finden, Familien einladen, Räume planen, Pausen berücksichtigen, Anfragen beantworten und kurzfristige Änderungen auffangen: Hinter einem Elternsprechtag stehen viele kleine Entscheidungen und eine große organisatorische Leistung.
Prilog unterstützt Ihre Schule dabei, den Elternsprechtag übersichtlich zu planen – damit Eltern und Lehrkräfte gut vorbereitet ins Gespräch kommen.
Wenn viele Menschen zur gleichen Zeit miteinander sprechen möchten
Ein Elternsprechtag bringt vieles zusammen. Eltern möchten erfahren, wie sich ihr Kind in der Schule entwickelt. Lehrkräfte möchten ihre Beobachtungen teilen und Fragen aufnehmen. Das Sekretariat und die Schulleitung sorgen dafür, dass die Gespräche stattfinden können.
Für die Organisation bedeutet das: Viele Familien suchen passende Zeiten bei verschiedenen Lehrkräften. Manche möchten mehrere Gespräche vereinbaren. Andere haben mehrere Kinder an der Schule. Eine Lehrkraft möchte eine Familie gezielt einladen. Und kurz vor dem Sprechtag wird jemand krank.
Mit Prilog entsteht dafür ein gemeinsamer Ablauf. Ihre Schule legt fest, wie der Sprechtag stattfinden soll. Lehrkräfte und Familien erhalten die Informationen und Handlungsmöglichkeiten, die sie dafür brauchen.
Ein Nachmittag, der für alle übersichtlich wird
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Für die Schule
Die Verantwortlichen legen Tage, Gesprächszeiten, teilnehmende Lehrkräfte und Räume fest. Während der Vorbereitung sehen sie, welche Plätze angeboten werden, wo noch Angaben fehlen und welche Schritte als Nächstes anstehen.
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Für Lehrkräfte
Lehrkräfte sehen ihren eigenen Nachmittag, können Pausen eintragen und Familien bei Bedarf gezielt einladen. Für jedes Gespräch stehen die Angaben bereit, die bei der Vorbereitung helfen.
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Für Eltern
Familien wählen ihre Gespräche online. Ein persönlicher Einladungslink führt sie direkt zu den Lehrkräften ihrer Kinder. Sie erhalten eine Übersicht und können ihre Termine bei Bedarf ändern oder absagen.
So funktioniert die Organisation des Elternsprechtags
1. Die Schule bereitet den Sprechtag vor
Legen Sie die Tage und Zeiten fest, bestimmen Sie die Länge der Gespräche und wählen Sie die teilnehmenden Lehrkräfte. Prilog unterstützt auch bei der Raumplanung.
Lehrkräfte können ihre angebotenen Zeiten prüfen und Pausen eintragen. Die Phasen wechseln zu den Daten, die die Schule festlegt – wann Lehrkräfte einladen und wann die Eltern buchen können.
2. Lehrkräfte können Familien gezielt einladen
Manchmal möchte eine Lehrkraft ein Gespräch ausdrücklich anbieten – weil es eine Entwicklung zu besprechen gibt oder weil ein persönlicher Austausch gerade hilfreich wäre.
Dafür können Lehrkräfte Familien vor der allgemeinen Buchungsphase einladen. Prilog schlägt freie Zeiten vor und berücksichtigt dabei nach Möglichkeit bereits bestehende Termine der Familie. Die Lehrkraft kann die Vorschläge prüfen und ändern.
Die Eltern erhalten eine Einladung und können den vorgeschlagenen Termin bestätigen, eine andere freie Zeit bei derselben Lehrkraft wählen oder absagen.
3. Eltern wählen ihre Gespräche
Die Schule verschickt persönliche Einladungslinks. Darüber sehen Eltern die Lehrkräfte ihrer Kinder und können passende Gespräche auswählen. Ein eigenes Konto oder Passwort ist dafür nicht erforderlich.
Auch über eine allgemeine Buchungsseite können Familien Termine anfragen. Dort geben sie ihre Daten ein und bestätigen die Anfrage per E-Mail.
4. Der Sprechtag wird vorbereitet
Die Verwaltung behält im Blick, welche Plätze bereits vergeben sind und wo noch etwas zu tun ist. Lehrkräfte sehen ihre Termine und können ein Blatt mit ihrem Nachmittag ausdrucken.
Für Familien ohne hinterlegte E-Mail-Adresse gibt es einen anderen Weg: Die Schule kann Kontakt aufnehmen und einen vereinbarten Termin von Hand eintragen.
5. Am Tag selbst wissen alle, was ansteht
Lehrkräfte sehen ihre Gespräche in zeitlicher Reihenfolge. Die Verwaltung hat eine Gesamtübersicht und kann nachsehen, wann und wo eine Familie erwartet wird. Ein Raumplan zum Aushängen hilft bei der Orientierung.
Drei Kinder. Vier Gespräche. Ein gemeinsamer Nachmittag.
Für Familien mit mehreren Kindern ist ein Elternsprechtag oft eine kleine Reise durch das Schulhaus. Vielleicht soll es ein Gespräch mit der Klassenleitung geben, ein weiteres in Mathematik und eines mit einer Lehrkraft des Geschwisterkindes.
Mit dem persönlichen Einladungslink sehen Eltern die Lehrkräfte ihrer Kinder und können mehrere Gespräche in einer Übersicht zusammenstellen. Bereits belegte Zeiten werden berücksichtigt, damit sich die eigenen Termine nicht überschneiden.
Unterrichtet eine Lehrkraft mehrere Kinder derselben Familie, gibt es dafür ein gemeinsames Gespräch.
Bei Einladungen der Lehrkräfte und bei der Verteilung nach einer Wunschphase legt Prilog die Gespräche einer Familie möglichst nah beieinander. Beim direkten Buchen zeigt die Seite passende Anschlusszeiten. So wird aus mehreren einzelnen Terminen ein Nachmittag, der für die Familie besser zusammenpasst.
Elternsprechtag organisieren – auch wenn viele zur gleichen Zeit buchen möchten
Sofort buchen oder Wünsche sammeln: Ihre Schule entscheidet
Manche Schulen möchten, dass Eltern direkt eine freie Uhrzeit auswählen. Das ist mit Prilog möglich – und die Voreinstellung.
Für größere Sprechtage kann die Schule alternativ eine Wunschphase mit anschließender Verteilung einrichten. Eltern geben an, mit welchen Lehrkräften sie sprechen möchten und in welchen Zeiträumen sie verfügbar sind.
Während der Wunschphase spielt es für die Chance keine Rolle, ob eine Familie ihre Wünsche gleich zu Beginn oder erst später abgibt.
Bei der Verteilung werden zunächst erste Gespräche berücksichtigt, bevor weitere Wünsche an die Reihe kommen. Familien, die beim vorherigen Sprechtag leer ausgegangen sind, werden dabei bevorzugt berücksichtigt. Wenn ein gewünschtes Gespräch nicht zustande kommt, kann es auf die Warteliste.
Vor der Verteilung sieht die Schule, bei welchen Lehrkräften die Nachfrage besonders hoch ist. So kann sie prüfen, ob sich weitere Gesprächszeiten anbieten lassen.
Wenn viele Familien gleichzeitig auf die Seite kommen
Gerade zur Öffnung der Anmeldung kann es passieren, dass viele Eltern gleichzeitig Termine suchen.
Bei großem Andrang schaltet sich ein digitaler Warteraum ein. Familien sehen ihre Position und eine geschätzte Wartezeit; anschließend gelangen sie automatisch weiter zur Buchung. Die Schule kann den Warteraum für einen Sprechtag auch fest ein- oder ausschalten.
Die Schule kann außerdem mit einem Lasttest prüfen, wie sich die Buchungsseite auf ihrem System bei vielen gleichzeitigen Zugriffen verhält. So lässt sich die Vorbereitung auf die eigenen technischen Gegebenheiten abstimmen.
Gut vorbereitet ins Gespräch
Was die Lehrkraft vorher wissen möchte
Ein Name auf einer Terminliste sagt noch wenig darüber, welches Gespräch bevorsteht.
Bei der Buchung können Eltern freiwillig angeben, wer zum Gespräch kommt und welches Anliegen sie mitbringen. Wenn die Schule es vorgesehen hat, können sie auch mitteilen, ob ihr Kind dabei sein wird.
Das Anliegen sieht die Lehrkraft, die das Gespräch führt. Es erscheint weder im Export der Verwaltung noch in der Schülerakte. 14 Tage nach dem letzten Gesprächstag werden diese Angaben wieder gelöscht; die Frist kann die Schule einstellen.
So kann sich die Lehrkraft auf das Gespräch einstellen und die Familie findet bereits bei der Anmeldung Raum für ihr Anliegen.
Und wenn etwas dazwischenkommt?
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Eine Lehrkraft fällt aus
Eine Erkrankung oder eine andere kurzfristige Änderung kann auch am Elternsprechtag vorkommen. Prilog zeigt vor einer Absage, welche Gespräche betroffen sind. Familien mit hinterlegter E-Mail-Adresse können benachrichtigt werden. Für Familien ohne E-Mail-Adresse erscheint eine Anrufliste. Die betroffenen Zeiten werden gesperrt, damit sie nicht erneut gebucht werden.
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Eine Familie muss einen Termin ändern
Eltern können über den Link aus ihrer Bestätigung Termine ändern oder absagen. Frei gewordene Plätze können wieder für andere Familien verfügbar werden.
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Ein Gespräch dauert länger
Lehrkräfte können eine Verspätung an den Empfang melden. Die Verwaltung sieht den Hinweis in der Übersicht und kann Familien vor Ort informieren. Die vereinbarten Termine bleiben dabei bestehen.
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Eine Familie hat keine E-Mail-Adresse
Nicht jede Familie ist auf demselben Weg erreichbar. Fehlt eine Adresse, kann die Schule eine Kontaktaufnahme als Aufgabe festhalten und einen telefonisch vereinbarten Termin anschließend eintragen.
Was Schulleitung und Sekretariat im Blick behalten
Ein Elternsprechtag besteht aus vielen einzelnen Gesprächen. Für die Organisation braucht es zugleich einen Blick auf das Ganze.
Prilog zeigt unter anderem:
- welche Lehrkräfte Zeiten anbieten und wo noch Angaben fehlen;
- wie viele Gesprächsplätze angeboten, reserviert oder gebucht sind;
- bei welchen Familien eine erreichbare E-Mail-Adresse fehlt;
- wo es eine doppelte Raumvergabe gibt;
- welche Familien bei einer Absage angerufen werden müssen;
- welche Lehrkraft in welchem Raum erreichbar ist.
Am Tag selbst kann die Verwaltung nach einer Familie suchen und sehen, wann und bei welcher Lehrkraft ein Gespräch vorgesehen ist.
So werden Fragen dort sichtbar, wo sie bearbeitet werden können – vom Beginn der Planung bis zum letzten Gespräch des Tages.
Datenschutz beim Elternsprechtag
Bei der Terminplanung geht es um persönliche Informationen. Deshalb ist wichtig, wer welche Angaben benötigt.
Eltern können ihre Gespräche über einen persönlichen Link buchen, ohne ein eigenes Konto anzulegen. Dieser Link gilt nur für den jeweiligen Sprechtag und sollte vertraulich behandelt werden.
Ein freiwillig angegebenes Gesprächsthema ist für die betreffende Lehrkraft bestimmt. Die Schule kann außerdem festlegen, ob Lehrkräfte die E-Mail-Adressen der Eltern sehen dürfen; in der Voreinstellung sehen sie sie nicht.
Welche Daten die Schule verarbeitet und welche Einstellungen sie verwendet, wird im Rahmen der Einführung gemeinsam betrachtet.
Für Schulen, die zunächst mit einem Bereich beginnen möchten
Vielleicht haben Sie bereits eine Schulplattform und suchen vor allem eine bessere Möglichkeit, Ihren nächsten Elternsprechtag zu organisieren.
Sprechen Sie uns an. Wir schauen gemeinsam, welche Voraussetzungen Ihre Schule mitbringt und wie sich der Elternsprechtag mit Prilog in Ihre bestehenden Abläufe einfügen lässt.
Häufige Fragen zum digitalen Elternsprechtag
Brauchen Eltern ein Prilog-Konto?
Können Eltern Termine für mehrere Kinder vereinbaren?
Können Lehrkräfte Eltern gezielt einladen?
Was passiert, wenn es mehr Gesprächswünsche als freie Termine gibt?
Können Familien auch telefonisch angemeldet werden?
Können Lehrkräfte Pausen einplanen?
Können wir Pläne ausdrucken?
Ein Elternsprechtag, bei dem die Begegnung im Mittelpunkt steht
Ein gutes Gespräch braucht Aufmerksamkeit. Es hilft, wenn Lehrkräfte wissen, wer kommt, Eltern ihre Termine im Blick haben und die Schule auf Fragen und Änderungen vorbereitet ist. Prilog unterstützt die Organisation Ihres Elternsprechtags – vom ersten Zeitfenster bis zum letzten Gespräch.
Wir zeigen Ihnen gerne anhand Ihrer Schule, wie die Planung, Einladung und Terminvergabe aussehen können.