Digitales Klassenbuch für Schulen
Der Schultag hinterlässt viele Spuren. Prilog hält sie zusammen.
Was wurde heute unterrichtet? Welche Hausaufgabe wurde aufgegeben? Wer war da, wer hat gefehlt? Und ist am Ende der Woche alles eingetragen?
Das Klassenbuch begleitet den Unterricht Tag für Tag. Es hilft Lehrkräften, Informationen festzuhalten und gibt der Klassenleitung einen Überblick über das Schuljahr.
Mit Prilog kann Ihre Schule entscheiden, wie sie dabei arbeiten möchte: mit einem digitalen Klassenbuch oder weiterhin mit dem Papierbuch und einer digitalen Unterstützung für die Fehlzeiten im Zeugnis.
Ein Klassenbuch, das zum Alltag Ihrer Schule passt
Jede Schule hat ihre eigenen Gewohnheiten. An manchen liegt das Klassenbuch im Unterrichtsraum und wird von Hand geführt. Andere möchten Unterricht und Anwesenheit digital dokumentieren.
Prilog unterstützt verschiedene Wege. Die Schule legt gemeinsam fest, wie viel Klassenbuch sie digital nutzen möchte.
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1. Anwesenheit erfassen
Prilog unterstützt die Erfassung der Anwesenheit. Die Schule kann ihr bisheriges Klassenbuch unabhängig davon weiterführen.
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2. Papierklassenbuch mit digitalen Zeugnisdaten
Das Papierbuch bleibt das Klassenbuch der Schule. Die für das Zeugnis benötigten Fehlzeiten werden in Prilog nachgetragen – beispielsweise einmal pro Woche. So stehen die Fehlzeitendaten digital zur Verfügung, während das Kollegium im Unterricht mit dem vertrauten Papierbuch weiterarbeitet.
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3. Das digitale Klassenbuch
Unterrichtsthemen, Hausaufgaben und Anwesenheit werden in Prilog erfasst. Lehrkräfte bestätigen ihre Einträge; die Klassenleitung kann die Woche prüfen und abschließen.
Die gewählte Betriebsart gilt für die gesamte Schule. Beim Wechsel bleiben bereits erfasste Daten erhalten.
Für Lehrkräfte
Eine Unterrichtsstunde. Ein gemeinsamer Eintrag.
Der Unterricht beginnt. Sie öffnen die Stunde auf dem Tablet, dem Handy oder am Rechner. Vor Ihnen stehen die Klasse und die Angaben, die für diese Stunde gebraucht werden.
Sie können festhalten:
- welches Unterrichtsthema behandelt wurde;
- welche Hausaufgabe bis wann aufgetragen ist;
- welche Bemerkung zum Unterricht ins Klassenbuch gehört;
- wer anwesend war, gefehlt hat oder zu spät gekommen ist.
Thema, Hausaufgabe und Anwesenheit werden gemeinsam gespeichert. Prilog schlägt vor, mit dem Thema der vorigen Stunde weiterzumachen.
Fällt eine Stunde aus, lässt sie sich entsprechend kennzeichnen. Für diese Stunde muss dann keine Anwesenheit erfasst werden.
Das Bemerkungsfeld ist für Angaben zum Unterricht gedacht. Persönliche Angaben über einzelne Kinder, Krankheiten oder Verhaltensbeschreibungen gehören nicht hinein – darauf weist Prilog direkt am Feld hin.
Eine Woche, die sich gemeinsam überblicken lässt
Im Laufe einer Woche unterrichten verschiedene Lehrkräfte dieselbe Klasse. Jede bringt ihre eigenen Stunden und Themen mit.
Die Wochenansicht führt diese Einträge zusammen: Tage, Stunden, Unterrichtsthemen und Hausaufgaben sind im Zusammenhang sichtbar. Fehlende Angaben – etwa eine noch nicht erfasste Anwesenheit oder ein fehlendes Thema – werden gekennzeichnet.
Am Ende der Woche können Lehrkräfte ihre eigenen Stunden durchsehen und bestätigen. Die Klassenleitung erhält dadurch eine Grundlage, um die Woche abzuschließen.
Für Klassenleitungen: den Überblick behalten
Sehen, was vollständig ist – und was noch Aufmerksamkeit braucht
Die Klassenleitung begleitet eine Klasse über viele Fächer und Unterrichtsstunden hinweg. Das Klassenbuch hilft dabei, diese Einträge zusammenzuführen.
Vor dem Wochenabschluss zeigt Prilog, wo noch Angaben fehlen und welche Lehrkräfte ihre Stunden noch nicht bestätigt haben. Ab Freitag kann die Klassenleitung offene Punkte klären oder die Woche abschließen und festhalten, was noch offen ist.
Nach dem Abschluss erhält die Woche einen digitalen Nachweis ihres damaligen Standes. Spätere Änderungen bleiben möglich; sie werden als Nachtrag mit einer Begründung erfasst.
So kann auch später nachvollzogen werden, wie ein Eintrag entstanden ist und wann er geändert wurde.
Fehler korrigieren – Änderungen nachvollziehen
Im Schulalltag kann ein Eintrag vergessen oder eine Anwesenheit falsch erfasst werden. Wichtig ist, dass solche Fehler berichtigt werden können.
Prilog protokolliert Änderungen mit dem vorherigen und dem neuen Stand sowie der Person und dem Zeitpunkt der Änderung. Nach dem Wochenabschluss wird zusätzlich ein Grund für den Nachtrag erfasst.
Für die Klassenleitung entsteht so eine nachvollziehbare Übersicht. Und Lehrkräfte können Einträge berichtigen, wenn beispielsweise eine Entschuldigung nachgereicht oder ein Versehen bemerkt wird.
Was passiert, wenn im Klassenzimmer das Netz ausfällt?
Nicht jedes Klassenzimmer hat jederzeit eine verlässliche Internetverbindung. Prilog bietet dafür eine begrenzte Offline-Unterstützung.
Kann die Anwesenheit beim Speichern nicht übertragen werden, wird sie zunächst auf dem Gerät zwischengespeichert und später übermittelt, sobald wieder eine Verbindung besteht und Prilog geöffnet ist.
Dabei gibt es wichtige Grenzen:
- Unterrichtsthema und Hausaufgabe werden offline nicht mitgespeichert und müssen später erneut gespeichert werden.
- Wenn zwischenzeitlich jemand anderes dieselbe Stunde erfasst hat, zeigt Prilog den Konflikt zur Entscheidung an.
- Noch nicht übermittelte Einträge gehen bei der Abmeldung verloren.
- Je nach Länderregelung kann die Zwischenspeicherung abgeschaltet sein.
Für Eltern: Hausaufgaben und Krankmeldungen
Führt die Schule das digitale Klassenbuch, können Eltern die Hausaufgaben ihres Kindes mit Abgabetermin einsehen.
Auch Krankmeldungen können über Prilog erfolgen. Welche Angaben dafür abgefragt werden, hängt von den Einstellungen und dem jeweiligen Rechtsraum ab.
Die Einsicht für Eltern ist auf die dafür vorgesehenen Informationen beschränkt. Bemerkungen der Lehrkräfte, Angaben zu anderen Kindern und das Änderungsprotokoll gehören nicht zu dieser Ansicht.
Für Schulleitung und Verwaltung
Eine gemeinsame Sicht auf die Klassen
Schulleitung und berechtigte Personen im Sekretariat können eine Übersicht über die Klassen erhalten: Welche Wochen sind abgeschlossen? Wo sind Einträge noch offen? Wo steht ein Abschluss aus? Das unterstützt die Schule dabei, den Stand der Dokumentation im Blick zu behalten und offene Fragen frühzeitig zu klären.
Das Schuljahr abschließen
Zum Schuljahresende kann ein abgeschlossenes Jahresexemplar erstellt werden: ein PDF zum Lesen und eine Datei mit den erfassten Daten. Beide werden in der Dokumentenablage der Schule abgelegt. Damit erhält die Schule einen festgehaltenen Stand des Schuljahres, der für die weitere Aufbewahrung genutzt werden kann.
Einträge mit klaren Zuständigkeiten
Prilog unterscheidet zwischen den Aufgaben der Lehrkräfte, der Klassenleitung, der Verwaltung und der Datenschutzkoordination. So ist der Wochenabschluss Aufgabe der Klassenleitung – Schulleitung und Verwaltung können ihn ebenfalls übernehmen; den Löschlauf führen Datenschutzkoordination oder Verwaltung.
Ein digitales Klassenbuch einführen
Mit Blick auf die Regeln Ihrer Schule
Bei der Einführung eines digitalen Klassenbuchs geht es um mehr als die Bedienung einer Software. Die Schule muss unter anderem klären, welche Unterlagen und Abstimmungen erforderlich sind, wer Zugriff erhält und welche Regeln für Aufbewahrung und Löschung gelten.
Prilog unterstützt diesen Prozess mit einem Einführungsablauf. Die Schule wählt zunächst ihren Rechtsraum. Anschließend werden Vorlagen und Prüfschritte bereitgestellt, etwa für Datenschutzunterlagen, interne Regelungen oder die Information von Eltern.
Die Dokumente werden mit den vorhandenen Angaben vorbereitet und können mit dem Office-Modul als Word-Dateien abgelegt und weiterbearbeitet werden. Bevor das digitale Klassenbuch eingeschaltet wird, durchläuft die Schule die vorgesehenen Prüf- und Freigabeschritte.
Die Vorlagen sind nicht juristisch geprüft. Sie müssen für die jeweilige Schule geprüft, ergänzt und – wo erforderlich – mit den zuständigen Stellen abgestimmt werden.
Datenschutz und Aufbewahrung
Informationen so lange behalten, wie sie gebraucht werden
Ein Klassenbuch enthält personenbezogene Daten. Deshalb muss eine Schule festlegen, wer welche Angaben einsehen darf, wie lange sie aufbewahrt werden und wann sie gelöscht werden können.
Prilog bietet dafür unter anderem:
- Zugriffsrechte entsprechend den Aufgaben der Beteiligten;
- ein Änderungsprotokoll für Einträge;
- einen Wochen- und Jahresabschluss;
- eine Übersicht über Klassenbücher, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist;
- einen begleiteten Löschlauf mit der Möglichkeit, ein Buch bei Bedarf zurückzustellen.
Ein Klassenbuch wird nach Fristablauf nicht automatisch gelöscht. Die zuständige Person prüft den Vorgang und berücksichtigt gegebenenfalls auch ein erforderliches Angebot an das zuständige Archiv.
Aufbewahrungsfristen und schulrechtliche Anforderungen unterscheiden sich. Die in Prilog hinterlegten Angaben und Vorlagen sollten vor dem Einsatz für die jeweilige Schule rechtlich geprüft werden.
Auch für Schulen mit besonderen Anforderungen
Schweiz und Österreich
Neben den deutschen Ländern bringt Prilog Regelungen für Österreich und den Kanton Bern mit. Im Kanton Bern werden Abwesenheiten in Halbtagen gezählt, und Familien können Jokerhalbtage nutzen. Für Österreich ist das Verfahren bei Schulpflichtverletzungen hinterlegt. Die hinterlegten Regelungen dienen als Arbeitsgrundlage; ob sie für die konkrete Schule und ihre Trägerschaft passen, muss vor dem Einsatz geprüft werden.
Schulen mit Kursen und besonderen Bildungsgängen
Das Stundenkonto zeigt, wie viele Unterrichtsstunden in einem Kurs gehalten wurden und wie sich Anwesenheit und Fehlzeiten für einzelne Schülerinnen und Schüler darstellen. Auch ohne eingeschaltetes digitales Klassenbuch arbeitet das Stundenkonto mit erfassten Anwesenheitsdaten.
Internate
Für Internate gibt es zusätzliche Ansichten für Ausgang, Rückkehr und Abendappell. Sie unterstützen betreuende Personen dabei, die Anwesenheit im Wohnbereich im Blick zu behalten.
Häufige Fragen zum digitalen Klassenbuch
Muss unsere Schule vollständig auf ein digitales Klassenbuch umstellen?
Können Unterrichtsthemen und Hausaufgaben nachträglich geändert werden?
Können Eltern das gesamte Klassenbuch sehen?
Was passiert bei fehlender Internetverbindung?
Welche Unterstützung gibt es bei der Einführung?
Wird das Klassenbuch nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht?
Ist das digitale Klassenbuch bereits verfügbar?
Das Klassenbuch im Handbuch → 16 Bundesländer, 16 Vorstellungen vom Klassenbuch →
Wie möchten Sie Ihr Klassenbuch führen?
Jede Schule hat ihre eigenen Abläufe, rechtlichen Rahmenbedingungen und Erfahrungen mit digitaler Dokumentation. Gerne zeigen wir Ihnen, wie das Klassenbuch in Prilog aufgebaut ist, welche Betriebsarten es gibt und was für die Einführung an Ihrer Schule zu beachten wäre.