Dokumentenmanagement für Schulen
Das Wissen Ihrer Schule verdient einen guten Platz.
Eine Schule sammelt über viele Jahre hinweg Wissen und Erfahrungen. In Protokollen stehen gemeinsame Entscheidungen. Konzepte beschreiben, was dem Kollegium wichtig ist. Verträge und Bescheide halten verbindliche Vereinbarungen fest. Und in den Klassen entstehen Materialien, die auch im nächsten Schuljahr gebraucht werden.
Mit dem Dokumentenmanagement von Prilog finden diese Unterlagen einen Ort, an dem sie abgelegt, wiedergefunden und gemeinsam genutzt werden können – entsprechend den Aufgaben und Zuständigkeiten Ihrer Schule.
Eine Schule. Viele Aufgaben. Eine nachvollziehbare Ablage.
Im Laufe eines Schultages entstehen Dokumente an den unterschiedlichsten Stellen: im Sekretariat, in einer Konferenz, bei der Unterrichtsvorbereitung oder während der Arbeit an einem neuen Schulkonzept.
Manches gehört auf den persönlichen Schreibtisch. Anderes wird gemeinsam in einem Arbeitskreis entwickelt. Wieder anderes ist Teil der verbindlichen Schulverwaltung und muss auch nach Jahren noch auffindbar sein.
Prilog gibt diesen Dokumenten passende Orte:
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Mein Fach
für persönliche Dateien und eingehende Dokumente.
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Gemeinsame Räume
für Klassen, Kollegium und Arbeitsgruppen.
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Verwaltungsablage
eine strukturierte Ablage für Akten, Protokolle, Verträge und weitere verbindliche Unterlagen.
So können Menschen dort arbeiten, wo ihre Aufgaben stattfinden – und Unterlagen dort ablegen, wo sie später gebraucht werden.
Für Schulen, die heute mit einer Cloud oder anderen Dateiablagen arbeiten
Eine gemeinsame Dateiablage ist für viele Schulen bereits ein wichtiger Teil des Alltags. Lehrkräfte und Verwaltung teilen Ordner, stellen Materialien bereit und bearbeiten Dokumente gemeinsam.
Prilog greift vertraute Arbeitsweisen auf: Sie können Dateien hochladen, in Ordnern ablegen, suchen, teilen und im Browser bearbeiten. Mit Prilog Drive lässt sich außerdem das persönliche Fach mit einem Ordner auf dem eigenen Rechner synchronisieren.
Darüber hinaus ist die Dokumentenablage mit den Räumen und Aufgaben Ihrer Schule verbunden. Ein Arbeitskreis kann seine Unterlagen gemeinsam nutzen; die Schulverwaltung erhält eine eigene Struktur für verbindliche Dokumente.
Sie nutzen bereits eine Cloud? Gerne schauen wir mit Ihnen, welche Abläufe Ihre Schule heute damit organisiert und welche Möglichkeiten Prilog für diese Aufgaben bietet.
Ein gemeinsamer Ort für das, was Ihre Schule trägt
Der Aktenplan für die Schulverwaltung
Eine Schule braucht Unterlagen, die über einzelne Schuljahre und personelle Wechsel hinaus Bestand haben: Schulordnungen, Verträge, Protokolle, Personalunterlagen, Schülerakten oder Dokumente zum Datenschutz.
Prilog stellt dafür eine vorbereitete Ordnerstruktur für die Schulverwaltung bereit. Sie gliedert die Ablage nach Aufgabenbereichen – zum Beispiel Leitung, Gremien, Schülerverwaltung, Personal, Finanzen und Verträge.
Die oberste Ebene gibt der Ablage eine verlässliche Struktur. Darunter können die Bereiche entsprechend den Bedürfnissen Ihrer Schule ausgestaltet werden.
Wer eine Aufgabe übernimmt, findet damit einen gemeinsamen Ausgangspunkt vor. Und wer eine Aufgabe abgibt, hinterlässt eine Ablage, an der andere weiterarbeiten können.
Wissen bewahren, wenn Menschen gehen
Eine Schule verändert sich. Ihre Arbeit bleibt auffindbar.
Menschen wechseln ihre Aufgaben, gehen in Elternzeit, verlassen die Schule oder übernehmen neue Verantwortung. Dabei nehmen sie viel Erfahrung mit – und sie haben im Laufe ihrer Arbeit zahlreiche Dokumente erstellt, gesammelt und bearbeitet.
Wenn eine Ablage nach Personen gewachsen ist, stellen sich bei einem Wechsel oft viele Fragen: Wo liegt die aktuelle Schulordnung? Welche Vereinbarung gilt? Wo finden wir die Protokolle des Arbeitskreises?
Der Prilog-Aktenplan orientiert sich an Aufgaben und Zuständigkeiten. Dadurch können Unterlagen langfristig dort liegen, wo sie gebraucht werden – unabhängig davon, wer die Aufgabe gerade übernimmt.
Eine gute Struktur allein hält eine Ablage noch nicht lebendig. Sie braucht Menschen, die Dokumente zuordnen, Zuständigkeiten pflegen und regelmäßig prüfen, was aufbewahrt werden soll. Prilog gibt dieser gemeinsamen Arbeit eine Grundlage.
Dokumente dort finden, wo Sie arbeiten
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Für Lehrkräfte und Kollegium
Unterrichtsmaterial, Vorlagen für einen Elternabend oder die Unterlagen einer Fachschaft: In den gemeinsamen Räumen liegen Dateien bei den Menschen, die sie nutzen.
Sie können Ordner für Ihre Arbeit anlegen, Dokumente ablegen und mit den Mitgliedern des jeweiligen Raums teilen. So entsteht beispielsweise eine gemeinsame Materialsammlung für ein Fach oder eine Ablage für die Vorbereitung des Schulfests.
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Für Arbeitskreise und Konferenzen
Wer gemeinsam an einem Thema arbeitet, braucht Zugang zu denselben Unterlagen. Ein Raum kann Materialien, Entwürfe und Dokumente für die beteiligten Menschen zusammenführen.
Wenn aus der gemeinsamen Arbeit ein verbindliches Protokoll oder ein verabschiedetes Konzept entsteht, kann die endgültige Fassung ihren Platz in der Verwaltungsablage finden.
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Für Sekretariat und Schulleitung
Im Sekretariat und in der Schulleitung laufen viele Informationen zusammen. Der Aktenplan bietet eine gemeinsame Ordnung für Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren und oft über viele Jahre hinweg begleitet werden.
Persönliche Unterlagen in „Mein Fach“
Jede Person in Prilog hat ein eigenes Fach. Hier können Sie persönliche Arbeitsunterlagen, Notizen und Dokumente ablegen und in Ordnern organisieren.
Das Fach enthält auch ein Postfach: Andere können Ihnen darüber Dateien zustellen. Als Lehrkraft können Sie beispielsweise ein Arbeitsblatt an die persönlichen Fächer einer Klasse verteilen.
Ihre persönliche Ablage ist für Sie bestimmt. Andere – auch die Verwaltung – sehen die Dokumente darin nicht.
Finden, was Sie suchen
Auch dann, wenn Sie den Dateinamen nicht mehr wissen
Sie erinnern sich an ein Thema aus einem Protokoll, aber nicht mehr daran, wie die Datei heißt? Die Suche in Prilog berücksichtigt auch den Text von Dokumenten. Auch gescannte Dokumente werden dabei erfasst.
Mit Schlagwörtern lassen sich Unterlagen zusätzlich nach Themen zusammenführen – auch über verschiedene Räume hinweg. Häufig benötigte Dateien können Sie markieren.
Für umfangreichere Bestände lässt sich eine Matrixansicht zuschalten. Dort lassen sich Dokumente beispielsweise nach Ordner, Eigenschaften oder Aufbewahrungsfrist betrachten, sortieren und filtern.
Dokumente gemeinsam bearbeiten und weitergeben
Die aktuelle Fassung im Blick behalten
Konzepte, Formulare und Elternbriefe entwickeln sich häufig über mehrere Entwürfe. Mit dem Office-Modul von Prilog können Sie Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien im Browser öffnen und bearbeiten. Beim Speichern entsteht eine neue Version; frühere Fassungen bleiben erhalten.
Dokumente können außerdem für andere Räume oder schulweit freigegeben werden. Für Personen ohne Prilog-Zugang lässt sich ein Link erstellen, den Sie beispielsweise mit einem Passwort und einem Ablaufdatum versehen können.
Für besonders geschützte Verwaltungsordner gelten eigene Regeln: Dokumente aus einem Ordner mit eigener Zugriffsregel lassen sich nicht einfach schulweit freigeben oder in einen anderen Raum teilen.
Rechte und Schutzstufen
Zugriff passend zur Aufgabe
Ein Arbeitsblatt für eine Klasse, das Protokoll eines Gremiums und eine Personalakte richten sich an unterschiedliche Menschen.
In Prilog wird deshalb berücksichtigt, wo ein Dokument liegt und wer dort mitarbeiten darf. In der Verwaltungsablage kommen zusätzliche Regeln hinzu, die sich an Funktionen und Schutzstufen orientieren.
So kann etwa der Personalbereich auf die dafür zuständigen Personen beschränkt werden. Bei Schülerakten können Leserechte aus der Zuordnung zu einer Klasse abgeleitet werden.
Die konkrete Vergabe und regelmäßige Prüfung der Rechte bleiben eine Aufgabe der Schule. Prilog unterstützt dabei mit einer nachvollziehbaren Struktur.
Aufbewahrung und Löschung mitdenken
Manche Unterlagen müssen lange aufbewahrt werden. Andere sollen gelöscht werden, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Aufbewahrungsregeln legen Sie einmal fest und ordnen sie Dokumenttypen zu – etwa Verträgen oder Konferenzprotokollen. Jedes Dokument zeigt dann, bis wann es aufzubewahren ist. Für das Löschen gibt es einen Löschlauf mit Prüfung, möglicher Löschsperre, Freigabe und Protokoll.
Welche Fristen für Ihre Schule gelten, hängt unter anderem von der Art der Unterlagen, dem Bundesland und der Trägerschaft ab. Diese Regeln müssen für die jeweilige Schule geprüft und festgelegt werden.
Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement
Können wir Prilog nutzen, wenn wir bisher mit einer Cloud arbeiten?
Können wir Dateien auf unserem Rechner synchronisieren?
Können Lehrkräfte Unterrichtsmaterial gemeinsam nutzen?
Wer sieht persönliche Dokumente in „Mein Fach“?
Legt Prilog die Aufbewahrungsfristen für unsere Schule fest?
Müssen wir unsere gesamte Ablage auf einmal umstellen?
Wie sieht die Ablage Ihrer Schule aus?
Jede Schule hat ihre eigene Geschichte, ihre Gremien und ihre Arbeitsweisen. Gemeinsam schauen wir, wie Ihre Dokumente heute organisiert sind und wie Prilog Ihre Schule dabei unterstützen kann, Wissen und Unterlagen langfristig zugänglich zu halten.
Sie haben bereits Fragen zu Ihrer bestehenden Dateiablage? Schreiben Sie uns an info@prilog.team.